Sistema para farmácia: o que precisa ter, quanto custa e como escolher

O que é um sistema de gestão para farmácia

É o software que junta, em um lugar só, as quatro coisas que uma farmácia não consegue tocar no papel: a venda no balcão, o estoque com lote e validade, a obrigação regulatória com a ANVISA e o dinheiro que entra e sai.

A diferença para um sistema de comércio genérico está inteira no terceiro item. Uma loja de roupas não precisa dizer à ANVISA quem comprou cada caixa de um medicamento controlado, nem baixar estoque pelo lote que vence primeiro, nem guardar a receita presa à venda. Uma farmácia precisa das três coisas — e por isso um sistema de mercearia adaptado sempre acaba caro, em retrabalho e em risco de autuação.

Na prática, o sistema encosta em três pessoas diferentes: o balconista, que precisa de velocidade; o farmacêutico responsável, que responde pelo regulatório; e o dono, que quer saber a margem. Um sistema que serve bem só a um dos três não serve.

Os 4 itens obrigatórios no Brasil

Sem estes quatro, o sistema não serve para farmácia — não importa o preço nem a beleza da tela.

1. SNGPC — escrituração para a ANVISA

O Sistema Nacional de Gerenciamento de Produtos Controlados exige a escrituração de entradas, saídas e inventário de medicamentos sujeitos a controle especial (Portaria 344/98) e de antimicrobianos. O sistema precisa gerar o XML no layout da ANVISA e transmitir, não apenas "ter um relatório". Pergunte se a transmissão é feita de dentro do sistema e o que acontece quando a ANVISA rejeita o arquivo.

2. Receituário vinculado à venda

Controlado e antimicrobiano só saem com receita, e a receita precisa ficar amarrada à venda, com validade e saldo de quantidade quando a receita permite mais de uma retirada. Se o sistema deixa vender um controlado sem receita cadastrada, ele está criando um problema para o farmacêutico responsável, não resolvendo.

3. Lote, validade e consumo FEFO

Em farmácia, estoque não é só quantidade: é quantidade por lote, cada lote com sua data de validade. O sistema precisa consumir pelo método FEFO (first expired, first out — o que vence primeiro sai primeiro) e avisar com antecedência do vencimento. Produto vencido no estoque é dinheiro jogado fora, e em recolhimento de lote é a diferença entre saber exatamente quais caixas você recebeu e ter que separar o estoque inteiro na mão.

4. Documento fiscal de venda

A venda ao consumidor precisa sair com NFC-e transmitida à SEFAZ do seu estado (em São Paulo, também existe o SAT-CF-e). Isso exige certificado digital e um sistema que emita em contingência quando a SEFAZ cai — porque ela cai. Pergunte o que o balconista vê na tela quando isso acontece.

Os 5 itens que separam um sistema bom de um sistema qualquer

• PDV que o balconista aguenta em dia cheio. Busca por nome parcial e por código de barras, troco automático, várias formas de pagamento na mesma venda, e o mínimo de cliques entre bipar e fechar. Meça em uma venda de verdade, com fila imaginária: se são mais de quatro telas, vai doer todo dia.
• Fechamento de caixa que bate. Abertura, sangria, suprimento, fechamento por operador e conferência do dinheiro contra o sistema. É aqui que aparece a diferença entre erro de digitação e furo de caixa.
• Perfis de acesso separados. Admin, farmacêutico e operador precisam ver e poder coisas diferentes, com registro de quem fez o quê. Senha compartilhada por todo mundo é o padrão em farmácia pequena, e é também o motivo de ninguém descobrir de onde some mercadoria.
• Relatório de margem, não só de faturamento. Faturamento alto com margem baixa é a armadilha clássica do varejo farmacêutico. O sistema precisa mostrar lucro bruto, margem e ticket médio — sem exportar para planilha.
• Backup que não depende de você. Em nuvem isso deveria ser automático; pergunte com que frequência e como se recupera. Em sistema instalado, backup é responsabilidade sua, e o HD do computador do caixa vai falhar um dia.

Quanto custa de verdade

Faixas praticadas no Brasil para uma farmácia independente com um ou dois caixas:

Três custos são esquecidos em praticamente toda negociação e merecem pergunta direta:

• Migração dos dados. Alguns cobram à parte, e o valor aparece só depois do "sim".
• Usuário ou caixa adicional. Um sistema de R$ 180 com cobrança por usuário fica mais caro que um de R$ 250 ilimitado assim que a farmácia tem três funcionários.
• Fidelidade e multa de cancelamento. Contrato de 12 ou 24 meses com multa é comum. Se o sistema for bom, ele não precisa te prender.

Nuvem ou instalado na loja

Para a maioria das farmácias independentes, nuvem: sem servidor no balcão, atualização automática, backup fora do local, e o dono consegue ver o movimento de casa, fora do horário da loja. O custo é depender da internet — por isso vale perguntar o que acontece com o PDV quando a conexão cai.

Instalado ainda faz sentido em dois casos: internet muito ruim no ponto, sem alternativa de 4G; ou exigência específica de manter os dados fisicamente na loja. Em troca, backup, atualização, antivírus e a troca do computador do caixa passam a ser problema seu — e costumam ser lembrados só no dia em que falham.

12 perguntas para fazer antes de assinar

Leve esta lista para a demonstração. Anote as respostas e peça as críticas por escrito, no e-mail mesmo.

• O SNGPC gera e transmite o XML de dentro do sistema? Posso ver isso agora?
• Como o sistema impede a venda de controlado sem receita válida?
• O estoque é por lote com validade, e a baixa é FEFO?
• A NFC-e é emitida direto pelo sistema? E em contingência, quando a SEFAZ cai?
• Quantos cliques entre bipar o produto e fechar a venda?
• O preço é por loja ou por usuário? Quanto custa o segundo caixa?
• Tem fidelidade? Qual a multa se eu sair em três meses?
• A migração dos meus produtos e clientes está inclusa? Em quanto tempo?
• Como eu exporto meus dados no dia em que quiser sair?
• Qual o horário do suporte, e por qual canal? Sábado conta?
• Com que frequência é feito backup, e como eu recupero?
• Posso falar com uma farmácia parecida com a minha que já usa?

Como trocar de sistema sem parar a farmácia

Leva de alguns dias a duas semanas, e o roteiro é sempre o mesmo:

• Exporte antes de cancelar. Produtos com EAN, preço, custo e estoque; clientes; contas a pagar e receber em aberto. Guarde os arquivos fora do sistema antigo.
• Importe e confira por amostra. Confira preço e estoque de uns 30 itens de giro alto, na mão. Erro de vírgula em preço aparece no caixa, na frente do cliente.
• Controlados, item a item. O saldo dos controlados no novo sistema precisa bater exatamente com o inventário físico e com o que a ANVISA já tem. Este é o único ponto da migração que não aceita "depois a gente ajusta".
• Corte em dia fraco. Segunda de manhã, não véspera de feriado. Feche o caixa no antigo, abra no novo.
• Mantenha o acesso antigo por uns meses. Só para consulta de histórico. Vale negociar isso antes de avisar que vai sair.

Onde o Stock Pro entra — e onde não entra

O Stock Pro é um sistema de gestão em nuvem feito para farmácias e drogarias no Brasil. Ele cobre os quatro obrigatórios desta página: PDV com leitura de código de barras e fechamento de caixa — e que continua vendendo quando a internet cai, sincronizando as vendas sozinho quando a conexão volta —, estoque por lote e validade com consumo FEFO e alerta de vencimento, SNGPC com XML gerado e transmitido para a ANVISA, e receituário vinculado à venda com controle de antimicrobianos. A NFC-e é integrada à SEFAZ, com histórico das notas, DANFCe em PDF, cancelamento, carta de correção e reemissão individual ou em lote.

Vêm junto, sem módulo cobrado à parte: entrada de mercadoria pelo XML da NF-e do distribuidor e importação por planilha, pedidos a fornecedores do rascunho ao recebimento, previsão de falta de estoque com sugestão de compra e alerta semanal por e-mail, convênio com empresas e beneficiários, cashback, vendedores com código próprio e ranking, financeiro com DRE gerencial e curva ABC, perfis de Admin, Farmacêutico, Operador e Vendedor, e painel em tempo real. Não há instalação: abre no navegador, de qualquer computador, e pode ser instalado como aplicativo no computador e no celular.

Preço: R$ 250 por mês, ou R$ 2.400 por ano (R$ 200 por mês). Usuários ilimitados no plano Pro. 7 dias grátis, sem cartão de crédito — dá para cadastrar a farmácia e vender no mesmo dia. Detalhes em preços.

Quando o Stock Pro é a escolha certa

• Farmácia ou drogaria de bairro, independente, com um a quatro caixas
• Rede com três lojas ou mais, que no plano Rede ganha painel consolidado, transferência de estoque entre lojas e fatura única
• Quem está saindo de planilha, caderno ou de um sistema instalado que travou no tempo
• Quem não quer servidor na loja nem contrato longo

Quando não é

• Farmácia de manipulação — não há módulo de fórmulas, ordem de manipulação ou controle de matéria-prima por princípio ativo
• Distribuidora ou atacado farmacêutico — o sistema é feito para venda ao consumidor final
• Operação que depende de um PBM específico ainda não integrado — confira o seu antes de assinar
• Ponto sem internet confiável e sem alternativa de 4G — o PDV vende off-line e sincroniza depois, mas NFC-e, SNGPC, relatórios e cadastros continuam precisando de conexão
• Quem precisa da NF-e de transferência entre lojas — o plano Rede transfere o estoque entre as farmácias e imprime romaneio; a nota exigida entre CNPJs diferentes (CFOP 5152/6152) ainda é gerada no emissor fiscal da rede

Se o seu caso está na segunda lista, vale procurar outro fornecedor — sair de um sistema errado custa mais caro do que escolher com calma.